2021届毕业生人事档案转递及查询途径注意事项

发布者:发布时间:2021-06-21浏览次数:11


 2021届毕业生人事档案转递工作即将开始,请各位毕业生根据各自的就业情况,配合校档案馆做好以下工作,以便本人人事档案完整、安全、及时地转出。

  1. 上海户籍毕业生

 1、毕业典礼前,已与用人单位签订就业协议或合同,单位有接收档案资质的,档案转单位,请务必提供接收单位开具的调档函或就业协议(都须注明档案接收单位名称、部门、联系人、详细地址、邮编、单位接收部门电话或联系人电话和学生本人的学号、学院和本人联系电话),学院归档前交给学院辅导员,学院归档完成后交我馆人事档案室。

 2、毕业典礼前,未与用人单位签订协议,未签订用工合同,也未申请档案保留的毕业生,档案退地区,请向辅导员提供准确的户籍信息(和户口本复印件一致),档案将转至各区就业促进中心

二、外省市户籍毕业生

 1、外省市户籍毕业生转递人事档案,请务必将《就业派遣通知书》白色一联或档案接收单位开具的调档函(都须注明档案接收单位名称、部门、联系人、详细地址、邮编、单位接收部门电话或联系人电话,以及本人学院、学号和本人联系电话后),学院归档前交给学院辅导员,学院归档完成后交我馆人事档案室。

 2、毕业证、学位证双证齐全的外省市户籍毕业生(除次年考研、考公务员外)档案一律转出。毕业时将档案转回户籍所在地,可方便随时办理入职、社保、居住证等事宜。

3档案回原籍的外省市户籍学生:

1)档案必须转到原籍有档案保管资质的单位,如人才交流(服务)中心,人才市场管理办公室,人事人才公共服务中心,人力资源和社会保障局,教育局就业办,高校毕业生就业指导中心等;档案不允许寄回自己家开的公司、自己家里、本人等。

2)请务必跟档案接收单位取得联系准确确认档案接收单位名称、部门、地址、联系人、接收部门电话或联系人电话和邮编等详细信息,不要提供网上查找的档案接收单位信息。

3)请务必于档案转出三个月内跟原籍档案接收单位确认档案已收到

三、申请保留的毕业生

 1、如有特殊情况需将档案保留在校的毕业生(出国不包括在内。注:原则上只保留毕业半年内公务员考研同学的档案。),可至本学院辅导员处提出书面申请。申请保留的档案,保留期满后,我馆将依据毕业生提供的户籍地址,将其人事档案转至该区就业促进中心或原籍有保管档案资质的相关人才机构。如保留期未满,但已与用人单位签约,档案须调出的,请向档案馆出具就业派遣通知书(即报到证)白色一联或用人单位开具的书面调档函(都须注明档案接收单位名称、部门、联系人、详细地址、邮编、单位接收部门电话或联系人电话,以及本人学院、学号和本人联系电话)。

四、缓授学历、学位学生

    1、缓授学历、学位的学生,在续修的两年中,原则上其人事档案不能转出,待获得学位后档案方可转出。如有学生因就业办理录用手续、办理社会综合保险、申领劳动手册等事宜,需要将人事档案转出的,须由学生本人向学院提出书面申请,且承诺人事档案转出后产生的一切影响和后果由其本人承担,申请经学院同意并由相关负责人签名,且加盖学院公章后交到档案馆人事档案室,其档案才可转出(转档手续参照上述第一条、第二条办理)。档案转出后不影响继续修学历或学位

    2、缓授成功毕业生档案的转出,(请及时联系学院教务老师更新成绩单(因之前档案里的成绩单毕业证书编号或学位证书编号不全,故档案转出之前必须更新两证编号齐全的成绩单),以免延误档案转递。)根据其户籍地信息参照上述第一条、第二条相应办理。

五、“毁约”的毕业生

与用人单位毁约的毕业生,在其人事档案还未转出之前,请及时将毁约成功证明材料送达我校学工部就业办,并将复印件交到档案馆人事档案室,以停止档案转出。

六、毕业生转档时间要求

毕业生办理档案转递,请务必提前4-5个工作日将转档凭证(就业派遣通知书或调档函)送达档案馆人事档案室。

七、毕业生转档查询

 1、咨询电话:021-64323856

 2、微信查询:扫描下方二维码,关注上海师大档案博物校史公众号,进入公众号后点击下方“档案馆”——“学生档案去向”,在弹出的信息查询页面输入框中输入本人的身份证号或者学号——然后点击“搜索”,就可以查询到本人的档案去向及对应的EMS单号。如有需要,可登陆邮政EMS官网,EMS单号查询档案转递具体过程。

 3、请办过档案转递手续的同学,务必在三个月内登录邮政EMS官网确认本人的档案去向。

八、友情提示

 1、办理档案转递,必须提供完整、准确的档案接收单位名称、部门名称、联系人、单位详细地址、邮编、单位接收部门电话或联系人电话等。

2退地区、回原籍的毕业生档案接收地一定要与户籍(户口本复印件)相匹配。

 3、根据有关规定,人事档案不得交与本人或其亲属自带,严禁私自拆封个人档案

 4、学生档案只能转往具有接收、保管档案权限的单位,不允许寄往私立学校、社会办学机构、私营企业、商会中心、家庭或个人/本人保管

 5、档案馆暑假值班时间为每周二、五,上午830 -- 1100;下午130  430

 6、除节假日外,正常工作日我馆在每周五进行档案寄出。



        上海师范大学档案馆(博物馆、校史馆)

人事档案室

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