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2017届毕业生人事档案转递及查询途径注意事项

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    2017届毕业生人事档案转递工作即将开始,请各位毕业生根据各自的就业情况,配合校档案馆做好以下工作,以便本人人事档案完整、安全、及时地转出。

一、上海户籍毕业生

    1、如有特殊情况需将档案保留在校的毕业生(出国不包括在内。注:原则上只保留毕业半年内公务员考研同学的档案。),可至本学院辅导员处提出书面申请。申请保留的档案,保留期满后,我馆将依据毕业生提供的户籍地址,将其人事档案转至该区就业促进中心。如保留期未满,但已与用人单位签约,档案须调出的,请向档案馆出具就业派遣通知书(即报到证)白色一联或用人单位开具的书面调档函(都须注明档案接收单位名称、部门、详细地址、邮编、单位接收部门电话,以及本人学院、学号、专业和本人联系电话)。

    2、毕业典礼前,已与用人单位签订就业协议或合同的,我们将依据学工部(本、专科毕业生)和研究生部(研究生毕业生)提供的就业转档信息尽快将档案转出。

3、毕业典礼前,未与用人单位签订协议,未签订用工合同,也未申请档案保留的毕业生,我馆将于2017720日之前陆续将其人事档案转往其户籍所在地的区就业促进中心

二、外省市户籍毕业生

    1、外省市户籍毕业生如需将人事档案转出,请务必将《就业派遣通知书》白色一联或档案接收单位开具的调档函(都须注明档案接收单位名称、部门、详细地址、邮编、单位接收部门电话,以及本人学院、学号、专业和本人联系电话后),提交到我馆人事档案室。

    2、未提供以上转档凭证的外省市户籍毕业生,我馆将依据教育部的有关规定,对档案实行2年免费暂管。2年后,毕业生应主动联系档案馆人事档案室,并提供《就业派遣通知书》、调档函等调档凭证将档案转出。未主动联系的,我馆根据教育部的有关规定,将其人事档案转回入学前户籍所在地的人力资源和社会保障局、人才服务中心、毕业生就业指导中心等有档案保管资质的相关单位。注:如无特殊情况,建议毕业时将档案转回户籍所在地,方便随时办理入职、社保、居住证等事宜。已打印就业派遣通知书的学生,档案不再保留

三、缓授学历、学位学生

    1、缓授学历、学位的学生,在续修的两年中,原则上其人事档案不能转出,待获得学位后档案方可转出。如有学生因就业办理录用手续、办理社会综合保险、申领劳动手册等事宜,需要将人事档案转出的,须由学生本人向学院提出书面申请,且承诺人事档案转出后产生的一切影响和后果由其本人承担,申请经学院同意之后并由相关负责人签名,且加盖学院公章后交到档案馆人事档案室,其档案才可转出(转档手续参照外省市户籍毕业生第1条)。档案转出后不影响继续习修学历或学位

    2、缓授成功毕业生档案的转出,(请及时联系学院教务更新成绩单(因之前档案里的成绩单毕业证书编号或学位证书编号不全,故档案转出之前必须更新两证编号齐全的成绩单),以免延误档案转递。)根据其户籍地信息参照上述第一条、第二条相应办理。

四、“毁约”的毕业生

与用人单位毁约的毕业生,在其人事档案还未转出之前,请及时将毁约成功证明材料送达我校学工部就业办,并将复印件交到档案馆人事档案室,以停止档案转出。

五、毕业生转档时间要求

毕业生办理档案转递,请务必提前4-5个工作日将转档凭证(就业派遣通知书或调档函)送达档案馆人事档案室。

六、毕业生转档查询

1、咨询电话:021-64323856

2、网页查询:登录档案馆主页 http://archives.shnu.edu.cn/,点击页面右侧学生转档查询,进入学生档案查询系统页面,点击右上角 “校园网登录”,输入本人校园网用户名和密码登录,获得本人档案转递信息。若遇特殊情况,比如档案接收单位称未收到档案等问题,可到档案馆主页下载“2017毕业生档案转递EMS单号查询”表格,找到跟自己学号对应的EMS单号,然后登陆邮政EMS官网,查询档案转递具体过程。

3、请办过档案转递手续的同学,务必在半年内确认本人的档案去向。

七、友情提示

1、办理档案转递,必须提供完整、准确的档案接收单位名称、部门名称、单位详细地址、邮编、单位接收部门电话等。

2、根据有关规定,人事档案不得交与本人或其亲属自带

3、学生档案只能转往具有接收、保管档案权限的单位,不允许寄往私营企业、家庭或个人保管

3、档案馆暑假值班时间为每周二、五,上午830 -- 1100;下午130 – 430

4、除节假日外,正常工作日我馆在每周五进行档案寄出。

    

                                                                                            上海师范大学档案馆
                                                                                                    人事档案室 
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