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上海师范大学档案管理办法

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上海师范大学档案管理办法

第一章   总  则
 

第一条        为了规范学校档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为学校和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和教育部和国家档案局颁发的《高等学校档案管理办法》(27号令)等规定,制定本办法。

第二条        学校档案是指学校从事招生、教学、科研、党政管理等活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式、载体的历史记录。

第三条        学校档案工作是办好学校的重要基础工作,是衡量学校教育质量、科研水平及管理水平的重要标志,也是维护学校历史真实面貌的重要工作。学校各级领导应加强对档案工作领导和管理,做到“三纳入”(即纳入本单位的发展规划、工作计划和管理制度),“四同步”(即布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作)。

第四条        学校档案工作实行统一领导,集中保管,以确保档案的完整、准确与安全,便于开发和利用。

 

第二章  管理体制与职责

 

第五条     学校档案工作接受上海市教委的领导,同时接受上海市档案局的指导、监督和检查。

第六条     学校成立档案工作委员会,由校长领导档案工作,其主要职责是:

1.   贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规,审批学校档案工作规章制度;

2.   将档案工作纳入学校的发展规划和年度计划,促进档案信息化建设与其他工作同步发展;

3.   建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

4.   研究决定学校档案工作发展中的重大问题和奖惩事宜;

分管档案工作的副校长协助校长负责档案工作。

第七条        学校档案馆是学校档案工作的职能部门,又是永久保存档案并提供利用学校档案的信息中心,其主要管理职责是:

1.   贯彻执行国家关于档案工作的法律法规,综合规划学校档案工作;

2.   拟订学校档案工作的规章制度,并负责贯彻落实;

3.   负责接受(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

4.   编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

5.   组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

6.   开展档案的开放和利用工作;

7.   开展学校档案工作人员的业务培训;

8.   利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

9.   开展国内外档案学术研究和交流活动。

第八条        学校档案馆设馆长一名,根据需要可设副馆长一至二名。馆长、副馆长应当具备以下条件:

1.       热心档案事业,具有高级以上专业技术职务任职经历;

2.       有组织管理能力,具有开拓创新意识和精神;

3.       年富力强,身体健康。

第九条        各部、处、院、所(中心)、直属单位(以下简称各部门)由一名负责人分管本部门的档案工作,并由一名或多名兼职档案员具体承办本部门的档案工作。

部门分管档案工作负责人主要职责是:

1.  执行学校档案工作规章制度,将档案工作纳入工作计划;

2.  对本部门的归档案卷质量进行监督和检查,保证按时归档;

3.  支持部门兼职档案人员开展工作。

部门档案员主要职责:

1.  根据本单位归档范围要求,制定档案的归档类目表,做好预立卷工作;   

2.  负责本单位文件材料的整理、立卷、目录输入和归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统;

3.  按规定时间向档案馆移交归档材料。

第十条     档案馆工作人员应当遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守、具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能,具有大专以上学历。

第十一条   学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,并可以按照有关规定予以补贴。

 

第三章  文件材料的立卷归档

 

第十二条   建立和完善归档制度,将归档制度纳入教学、科研和管理人员的职责范围。

第十三条   学校实行部门和课题组立卷制度。各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向校档案馆移交。

第十四条   部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档范围分为党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财会、人物、声像、人事(包括学生、教工人事档案)档案等十二类,各类档案的归档范围和保管期限按《上海师范大学归档范围和保管期限》执行。

第十五条   归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规定和标准的要求。电子文件的归档要求按照《上海师范大学电子文件管理办法》执行。

第十六条    档案材料归档时间为:

1.  党群、行政、出版、外事、教学、学院党政、声像类档案以及科研、设备、基建、财会等部门的管理性文件应在次年六月底前归档;

2.  科研、设备、基建等项目文件材料在项目完成通过鉴定(结题)、验收或运行后三个月内归档(由职能部门统一归档);

3.  财会档案中的会计凭证、会计账簿和清册等,由财务部门保管三年后归档;

4.  人物类档案可由本人整理后随时归档。

第十七条   个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须向本校档案部门移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

个人在非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的,将酌情予以奖励。

对于与学校有关的各种档案史料的征集,参照《上海师范大学关于征集校史史料与实物的实施办法》规定。

第十八条   学校与其他单位分工协作完成的项目,协作单位应提供一套复印件,交校档案馆保存。

第十九条   学校各部门向档案部门移交档案时,必须办理交接手续、填写移交清单一式二份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量和移交时间,双方清点无误后签字、盖章,各执一份备查。

 

第四章  档案管理

 

第二十条   档案馆根据《上海师范大学档案实体分类方案》、《上海师范大学归档范围和保管期限》规定,对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十一条 保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,应严格按照国家有关保密的法律和行政法规执行。

第二十二条 档案馆对保管期限己满的档案要按有关规定及时进行鉴定、销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。对于要销毁的档案必须填写销毁清册,经校领导批准后方可销毁。

第二十三条 档案馆应采取先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十四条 档案馆对所存档案和资料的保管情况,应定期检查,遇有特殊情况应立即向校领导报告,及时处理。

档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。

第二十五条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

 

第五章  档案开放和利用

 

第二十六条 档案馆应按照《档案法》的规定向学校和社会开放档案。其他任何组织和个人无权公布学校档案。

属下列情况不对外公布:

1.  涉及国家秘密;

2.  涉及专利和科技秘密;

3.  涉及个人隐私;

4.  档案形成部门规定限制利用的;

5.  学校党政重要会议记录。

第二十七条 档案馆应设立专门的阅档室,并提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等检索工具;

第二十八条 档案馆进行档案提供利用应当遵循下列规则:

1.   凡持合法证明的单位和持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关手续后,均可以利用已经开放的档案;

2.   本校工作人员因工作需要可直接查阅、借阅本部门归档的档案。若查阅非本部门归档的、带有密级、限制使用的档案,须持部门介绍信并经立卷部门负责人同意;

3.   利用者要求复制档案,由档案馆办理。档案复制件,应当加盖档案馆公章或专用章,方具有与原件同等效率。

4.   境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

第二十九条 档案馆是学校出具证明的唯一机构。档案馆应为社会利用创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照规定合理收取费用。

单位和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案馆应当无偿和优先提供。

 

第六章  条件保障

 

第三十条   学校应当将档案工作所需要的经费列入学校预算,保证档案工作的需求。

第三十一条 学校应当为档案馆提供符合《档案馆建设设计规范》(建标103-2008)标准的档案库房,并配置恒温、恒湿设备,做到防火、防盗、防水、防潮、防虫、防尘、防光等标准要求。

第三十二条 学校应当设立档案管理现代化、档案数字化所需的专项经费,加快数字化档案馆的建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。    

 

第七章  奖励与处罚

 

第三十三条 建立档案工作的岗位职责和考评制度,对在档案工作中做出下列事迹之一的单位和个人,由学校给予表彰和奖励:

1.       在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

2.       在档案的保护和现代化管理中做出显著成绩的;

3.       对档案研究及档案史料研究中做出重要贡献的;

4.       将重要的或珍贵的档案捐赠给学校的;

5.       同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十四条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚。

第三十五条 有下列行为之一的,由学校依法给予处分,构成犯罪的,由司法机关追究刑事责任。

1.  玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者销毁档案的;

2.  违反保密规定,擅自提供、抄录、公布、销毁档案的;

3.  涂改、伪造档案的;

4.  擅自出卖、赠送、交换档案的;

5.  不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

6.  其他违反档案法规的行为。

 

第八章  附  则

 

第三十六条 本管理办法由校档案馆负责解释。

第三十七条 本管理办法自发布之日起施行,2005年1月发布的《上海师大档案工作管理办法》同时废止。