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上海师范大学归档文件立卷方法

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上海师范大学归档文件立卷方法

一、立卷原则
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

二、质量要求
1. 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或者褪变的文件应予复制。
2. 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

三、分类立卷
根据文件构成的特点(即文件的共同点)对归档文件进行分类立卷。通常可按四个特征立卷,一般应以“问题”为主,兼顾其他特征。
1. 按问题立卷。“问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作、人物或事件等。将反映同一问题的请示与批复、通知与决定、总结与计划、正件与附件等放一起归档,一般为一事一卷。
2. 按作者立卷。“作者”是指撰写和制发文件的机关、机关内的组织或个人。将同一作者的某些文件组成案卷。
3. 按时间立卷。就是按文件形成的时间或文件内容针对时间,将属于同一时期的文件组合为案卷。
4. 按项目立卷。科研、产品、基建、设备项目文件材料,可根据“成套性”原则,组成一题一卷或一题多卷。
不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;非诉讼案件放在结案年立卷;其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

四、卷内文件排列
1. 批复件在前、请示件在后;正件在前、附件在后;打印稿在前、签发核定稿在后;转发件在前、原件在后;图纸按图的类别序号排列。
2. 由单一作者,单一问题组合起来的文件,按时间顺序排列。
3. 由单一作者,几个问题组合起来的文件,按问题的重要程度结合时间排列。
4. 几个作者,几个问题组合起来的文件,先按问题集中,然后按重要程度结合作者、时间排列。
5. 案件材料,按有关要求的顺序排列。

五、卷内文件的编号
卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角编写页号;不装订的文件,应在每份文件上编件号;照片录音(像)带、光盘等声像材料应在其背面或装具上逐件编号。

六、 填写卷内目录与备考表
1. 案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;会议记录应填写每次会议的时间和主要内容;填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。
2. 卷内文件材料如有缺损、修改、补充、移出、销毁的情况,应逐项填写在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。

七、拟写案卷标题
案卷标题要简明,确切地反映卷内文件材料内容,一般包括责任者、内容和文种等体式一致,文字简练。
例1:上海师范大学   2004年工作    计划、总结
               责任者          内容               文种
同一卷中涉及多项内容的,应对内容进行概括、点出关键词。
例2:上海师大 关于报送生综合测试、新生入学工作、迎接市语委检查的 通知
             责任者    内容                                                                             文种

八、案卷封面与装订
案卷封面应逐项填写清楚;装订前应去除文件中的订书钉、回形针等金属物,对破损的文件应进行修补,字迹已扩散的应复制并与原件一起归档;案卷采用三孔一线的方法装订( 由档案馆负责装订)。

九、归档中须注意的几个问题:
1. 由职能部门起草,用上海师范大学名义发的文件,由职能部门负责归档。
2. 由学校召开的全校性大会的材料由校办公室负责归档;以学校名义召开、由职能部门具体承办的全校性会议,如教学工作会议、科研工作会议等会议材料则由职能部门负责归档。归档内容为:会议文件、领导讲话(文字稿和录音或录像)、日程安排及出席人员情况等。