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上海师范大学档案利用制度

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上海师范大学档案利用制度

档案利用是档案工作的根本目的。为充分发挥档案的作用,根据《档案法》、教育部和国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》及《上海市档案条例》,制定本制度。

1. 档案馆馆藏档案利用范围分为开放档案和未开放档案两部分。利用方式为查阅、借阅、咨询、复制、复函、出具档案证明等等。

2. 根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十条规定,我馆开放档案的范围原则确定馆藏档案中满三十年并已经鉴定批准开放的档案。

3. 凡属开放范围的档案,校内外各单位或个人凭介绍信、工作证和身份证等合法证明,在馆内阅览。

4. 未开放档案中的涉及党和国家机密、技术机密、人员处理、个人隐私的材料和学校党政领导会议记录等属控制范围。借阅控制利用范围内的档案须经馆长或有关部门(课题、项目)负责人或学校分管领导批准。

5. 未开放的档案一般只供归档部门利用,校内其他部门如需查阅,应持介绍信,写明利用目的和范围,经归档部门负责人同意后方可利用。

6. 外单位查阅本馆未开放档案,应持介绍信,写明查档目的。查阅个人信息需出具单位组织、人事部门的介绍信。

7. 个人因出国、升学、公证等需要,来本馆办理学籍、学历、成绩等证明的,应出示本人有效证件。委托他人办理的应有委托书和有效证件。

8. 出具档案证明必须以档案为依据,任何人不得违反规定。

9. 复制摘录本馆档案,需经档案馆经办人员或馆领导同意。利用档案的单位和个人未经上级主管部门或本馆同意不得擅自公布档案内容。

10. 利用档案实行无偿服务和有偿服务相结合的原则。利用本单位或个人形成、移交、捐赠的档案和因学校工作需要查考利用档案的,实行无偿服务。其余按国家和本市的规定收取费用,收费标准参照上海市档案局、上海市物价局、财政局有关文件精神办理。

11. 外国组织或外国人利用档案馆己开放档案,应当经我校上级主管机关介绍并经分管校长同意。

12. 凡向档案馆移交,捐赠档案的单位和个人,可优先享有档案利用权,并可对其档案中不宜公开的部分按学校保密规定提出限制性意见,档案馆维护其合法利益。