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上海师范大学档案查、借阅工作制度

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上海师范大学档案查、借阅工作制度

1. 学校各部门工作人员因工作需要,可直接查阅本单位归档的档案;查阅机密的和限制使用的档案,需持本单位的介绍信,经档案馆负责人批准,方可查阅。

2. 学校工作人员查阅非主管业务部门的非开放档案,需经主管单位领导批准,方可查阅。

3. 档案一般不外借。学校工作人员确因本单位工作需要借出档案时,必须严格履行档案的借阅手续,并在限期内归还;归还档案时,要当面点清并予以注销。

4. 学校工作人员如需借出、摘抄、复制非本单位归档的机密及控制使用的档案时,须经档案馆馆长批准,涉及重大问题或重要秘密的档案,需经主管校长批准;档案利用者对档案内容要负责保密。

5. 校外有关单位及个人可利用学校开放档案,但不可以外借。

6. 档案利用者对所查、借阅的档案要妥善保管;阅读案卷时严禁吸烟、拆卷、抽页、涂改、圈划、污损、加点、批注、私自摘抄、拍照等,保证档案的安全、完整、洁净;如发现上述情况发生,要追究其责任,严肃处理。

7. 复制档案,由档案馆负责办理,并按规定合理收费;档案的摘抄、复制件需经档案工作人员核对,加盖公章,方能生效。

8. 借出的档案必须在两周内归还,归还中如发现有转借、损坏、丢失等情况,应视情节及造成的后果,依据《档案法》等有关规定予以处理。