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上海师范大学电子文件管理办法

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上海师范大学电子文件管理办法

第一条  为进一步规范我校电子文件的归档及管理工作,保障归档的电子文件安全有效的利用,根据《中华人民共和国档案法》、《上海市国家行政机关电子文件归档管理暂行规定》等有关法律法规,制订本管理办法。

第二条  电子文件,是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通讯网络上传送的文件。归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

第三条  按照档案工作集中统一管理的原则,各部、处、学院、直属单位(下简称部门)形成的电子文件由学校档案馆统一保管。档案馆负责对电子文件归档前的监督、指导、验收以及接受后的编目、保管和提供利用。

第四条  各部门应建立电子文件归档制度,指定有关部门或专人负责本单位的电子文件归档工作,将电子文件的收集、整理、归档工作纳入文书处理程序和相关人员的岗位责任。

第五条  电子文件的归档范围是:各种文字文件、表格文件、图像、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件和数据文件,具体参照《上海师范大学归档范围和保管期限》。

第六条  为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用,从电子文件产生时就应按制度严格要求,妥善管理,以确保其不散失、不损坏、不失真。

第七条  电子文件的保管期限和密级划分,参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。

第八条  电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。
逻辑归档,是指在计算机网络上进行,不改变原存储方式而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
物理归档,是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。推荐采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等,不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体;专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。

第九条  电子文件归档时,机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第十条  通过存储载体进行交接的归档电子文件,移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验,确保载体清洁、无划痕;数据安全、无病毒等。载体上应标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等,如要保密还要标明密级。对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。凡检验不合格的,应及时退回形成单位重新制作,并再次对其检验。

第十一条 各部门在每年6月底之前将上年度应归档的电子文件随纸质档案一并向校档案馆移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份,交接双方各执一份。

第十二条 移交档案馆的电子文件应一式三套,一套封存保管,一套异地封存保管,一套提供利用。

第十三条 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件:
1. 归档载体应作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层;
2. 单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压;
3. 存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体;
4. 环境温度控制范围为17℃—20℃,相对湿度控制范围为35%—45%。

第十四条 接收入库的电子档案,应定期进行检验、转存,发现问题要及时采取恢复措施。
1. 对磁性载体每满2年,光盘每满4年进行一次机读检验。抽检率不低于20%。
2. 磁性载体上的电子文件,每4年转存一次,原载体同时保留不少于4年。

第十五条 归档电子文件的封存载体不得外借,未经批准,任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

第十六条 利用归档的电子文件,应使用拷贝件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时,应遵守国家有关保密规定,采取身份认证、权限控制等安全措施。

第十七条 归档电子文件的鉴定销毁,参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行,在办理审批手续后实施。属于保密范围的归档电子文件的销毁,如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。非保密归档电子文件可进行逻辑删除。

第十八条 档案馆应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第十九条 档案馆馆藏电子档案利用方式为查阅、借阅、复制副本等。

第二十条 封存的电子档案不得外借,利用时要使用电子档案的复制件。

第二十一条 凡属开放范围的档案,校内外各单位或个人凭介绍信、工作证和身份证等合法证明,可在馆内专用电脑上查阅。

第二十二条 未开放电子档案中的涉及党和国家机密、技术机密、人员处理、个人隐私的材料和学校党政领导会议记录等属控制范围。借阅控制利用范围内的档案须经馆长、有关负责人或校领导批准。

第二十三条 电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案一般不在网上提供利用,确有必要以联网方式利用时,应严格遵守国家和学校的有关保密规定,并采取稳妥的安全保密措施。

第二十四条 电子档案利用完毕应及时清除电脑中的副本,并要确保信息的彻底销毁。属于保密范围的电子档案,如存储在不可擦除的载体上,在利用完毕以后,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。不属于保密范围的电子档案可进行逻辑删除。

第二十五条 将含有涉密电子档案的各类电子设备与互联网做物理隔绝,防止各类攻击、安全漏洞造成档案泄密。

第二十六条 档案相关工作人员应妥善保管好各自的电子档案、档案系统的密钥等数据。

第二十七条 档案相关工作人员应及时做好电子档案的数据备份,档案载体的异地备份,防止各类意外灾害引起的档案数据丢失。

第二十八条 档案相关工作人员不在公众场所使用、复制涉密或含有敏感信息的电子档案,不在无安全保障的网络环境下登录、使用各类档案管理系统。