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上海师范大学人物档案征集管理办法

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上海师范大学人物档案征集管理办法

第一章 总 则

第一条 目的依据
为了加强本校人物档案资料的征集、管理和利用,维护学校的重要历史记录和人类文化的宝贵财富,根据《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》、《上海市著名人物档案管理暂行办法》,制定本暂行办法。
第二条 定义
    本办法所称的人物档案是指曾在我校学习、工作过的党政领导及著名教授、专家学者在从事各种活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、声音、图像等形式的历史记录。
第三条 工作原则
学校对人物档案工作实行统一领导、分级管理,维护档案完整、准确与安全,便于利用,遵循保密的原则。
第四条 校档案馆职责
校档案馆负责本校人物档案工作的征集、管理、监督和指导工作。具体职责是:
1. 制定人物档案征集计划并组织实施;
2. 拟订人物档案的建档范围和对象;
3. 负责对人物档案的征集、整理、保管和提供利用;
4. 开展或参与对有关人物的专题研究;
5. 组织人物档案的展览。

第二章  人物档案的建立

第五条 建档对象
人物档案的建档对象为曾在上海师范大学(包括学校前身及并入院校)学习、工作过的党政领导及著名专家学者、社会活动家(包括已故的)。具体范围如下:
1. 历任校党政领导(副局级以上,含副局级);
2. 正教授(含退休、已故);
3. 市级以上人才培养工程入选人员;
4. 获市级以上重要奖项的中青年专家学者;
5. 获得市级以上“劳动模范”、“优秀教师”等荣誉称号者;
6. 成绩卓著的校友;
7. 其他具有重要影响的人物。
第六条 建档程序
人物档案建档应遵从“归档者本人自愿”的原则。其建档程序为:
1. 在职正教授的人物档案材料由各学院、部门办公室主任或院长助理负责。要求按建档对象、人物档案材料征集范围,对本单位所属人物档案材料进行征集、收集后归校档案馆,校档案馆负责业务指导。
2. 退休、已故正教授的人物档案材料由校档案馆负责收集。
第七条 征集范围
    (一)生平方面
1. 自传、日记、回忆录,照片;
2. 政府或组织给予颁发的奖状、奖章、证书、聘书、任命书、委任状及领导人为名人所题的题词;
3. 与国内外专家学者、知名人士的往来信函等。
    (二)成果方面
1. 公开出版的著作、译著、参考资料、教材(包括合著、合编)及其原稿、手稿,重要的讲义;
2. 在国内外重要刊物上发表的论文、译文及手稿;
3. 报刊杂志对其科研成果、专利、创造发明及其应用后为社会做出贡献的记载、简介、评价等。
    (三)活动方面
1. 参与院、系的教学、科研和党政管理活动形成的重要报告、讲话、重大改革方案的手稿、笔记等;
2. 参加市级以上各种代表会议、国内外重要学术会议、重大社会活动时形成的讲话稿、照片、录音带、录像带等材料和业务活动材料,学术研究和教学工作记录等;
3. 获市级以上奖励的奖状、荣誉证书、奖章、纪念章等;
4. 担任市级以上科学技术委员会、专业委员会、重要刊物编委会职务和其他有关专业技术职务的聘书;
5. 境外科研机构授予荣誉称号及奖励等有关材料。
6. 个人创作或收藏的艺术作品(如书法、绘画、摄影等)。
    (四)评价方面
各类出版物上发表的有关征集对象的评价文章和回忆录;各种纪念性活动中形成的材料。

第三章  人物档案的管理与利用

第八条 整理与保管
1. 人物档案作为学校档案分类体系中的一个独立门类,以每个人为单位进行整理。人物档案一般设置四个一级类目,即:生平类、活动类、成果类、评价类,必要时可以在一级类目下再设若干小类。
2. 采用卷盒方式保管,以件为单位,盒内材料应逐件编号,填写卷内目录。卷内目录字迹要工整、清晰,字面要整洁,不得涂改。
3. 录音、录像、证书、实物等载体特殊的档案,按照其所反映的内容统一分类整理编目,保管时可以单独存放。
第九条 交叉材料的处理
    人物档案征集对象在公务活动中形成的有关档案,已经由本单位档案部门归档的,可以将其中有代表性的材料采用复印的方式归入人物档案。
第十条 归档方式
    人物档案向校档案馆移交归档时可采取捐赠和寄存等形式。各学院、部门应鼓励人物档案形成者向档案馆捐赠和寄存档案。
1. 征集所得材料进入档案馆时,应填写归档清单一式两份,交接双方履行签字手续后,各存一份。
2. 部分比较珍贵的实物、原件,文艺作品原件、奖牌等本人需要保留所有权的,或者本人及家属不愿捐赠和寄存的,则通过与之协商,采取寄存的处理方式;或者经本人或家属同意,档案馆通过办理短期借用手续,复制归档。
3. 对特别珍贵的人物档案,经校领导同意,可进行有偿征集。
4. 对于个人常用的证件、证书,则采取复制、复印、扫描的方法。
第十一条 校档案馆的义务
    校档案馆应按照国家关于档案保管的要求,采取有效措施,科学保管馆藏的人物档案,维护人物档案的完整与安全,防止丢失和损失。
1. 由校档案馆向捐赠者颁发捐赠证书或者给予奖励,同时制作个人档案画册、光盘赠予捐赠者留念。
2. 校档案馆编制必要的检索工具,为人物档案的利用创造条件。
3. 校档案馆应尊重立档人物的意愿,积极为其提供方便条件,保证立档人物(包括捐赠或寄存档案者)的优先利用权,维护其合法权益。
4. 校档案馆应采取多种形式进行人物档案的宣传,适时进行“人物档案展览”,扩大人物档案影响力。
第十二条 立档人物的权利
1. 有优先利用本人移交、捐赠和寄存的人物档案的权利;
2. 有提出控制利用范围的权利;
3. 有随时补充归档材料的权利。
第十三条 人物档案的处置
1. 人物档案的保管期限设为永久。
2. 人物档案不得借出档案馆。如有特殊需要,须经立档人物同意和档案馆批准,方可限期外借利用。
3. 凡由校档案馆保管的人物档案及其复制件,必须按照国家和上海市有关规定赠与、交换和转让,不准擅自买卖、涂改、损坏或者销毁。
第十四条 社会利用
1. 校内外各单位根据需要,经档案馆审核批准,可以利用人物档案。对于需限定使用范围的人物档案(一般由形成单位和个人在办理移交手续时注明),档案馆应严格按照执行。
2. 为更好地开发人物档案信息,充分发挥人物档案在宣传教育、学术研究等方面的重要作用,校档案馆可以利用人物档案举办专题展览、开展档案编研和历史研究,但必须注意维护人物档案的完整与安全。

第四章 附则
第十五条 解释
    本办法具体应用问题由校档案馆负责解释。
第十六条 施行
    本办法经2006年9月18日校长办公会议通过,自2007年1月1日起实施。