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01 上海师范大学部门预立卷工作方法

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上海师范大学部门预立卷工作方法


档案预立卷工作,是学校档案管理的基础工作之一,是学校实行部门立卷制度的一个重要环节。规范学校档案预立卷工作,对学校立卷部门做好平时归档工作,提高立卷质量,方便归档前的查找利用具有重要作用。为了促进学校档案管理水平的整体提高,特提出如下规定:

一、 坚持平时立卷制度
立卷部门要严格按制度做好收发文登记工作,对办理完毕的文件及时进行收集、整理,按材料的类别归卷,文件盒或文件夹上要标明类别目录号。

二、 建立规范的预立卷类目
预立卷类目是立卷部门进行平时立卷的依据,建立规范的预立卷类目是立卷部门做好平时立卷的关键。立卷部门要根据本部门的工作职责和当年工作任务编制预立卷类目,预立卷类目即要反映部门基本工作和常规工作,又要突出部门年度重点。预立卷类目条款名称要简明概括地反映文件的内容,同时要反映文件的作者。预立卷类目要按类别依次排列。

三、 明确预立卷工作职责
学校要把预立卷工作列为档案工作目标管理的重要内容,在档案工作制度中进一步明确预立卷工作的职责。学校档案馆负责对立卷部门的预立卷工作进行业务指导、检查。重点检查兼职档案员平时预立卷类目的编制和执行情况。