2019届毕业研究生材料归档须知

发布者:发布时间:2019-05-16浏览次数:1176



一年一度的毕业生离校期又到了,为了更好地做好毕业生材料的归档和档案的转递工作,现将毕业生材料的归档时间、归档范围、要求及注意事项告知各位毕业生辅导员,请辅导员配合我们按时按质地做好这项工作,以保证毕业生档案顺利有序地转递到全国各地。

一、毕业生材料的归档时间

毕业生材料的归档时间,由于毕业典礼时间未确定所以暂时未定,按惯例基本在毕业典礼结束一周后开始,为期10个工作日,请各学院将毕业生的材料提前准备好,并进行准确校对。

二、归档范围

1、毕业材料:毕业生登记表、学制内完整的成绩总单(包括国际交流生期间)毕业生派遣通知书。毕业研究生还必须包括学位申请书、研究生考核登记表、研究生实践能力考核表论文答辩情况表

2、学生党员:包括入党志愿书、申请书、转正报告、自传、外调材料等自积极分子时期至转正期间形成的所有材料

3、学生预备党员:包括入党志愿书、申请书、自传、外调材料、预备党员考察表、预备党员组织鉴定表及思想汇报、小结等预备期期间以及积极分子期间所有材料。

4、学生入党积极分子:包括申请书、党校学习小结、思想汇报、入党积极分子登记表等积极分子考察期间所有材料

三、归档要求

1、各类归档表格均应加盖公章才能入档。毕业生登记表应加盖研究生处公章,成绩总单须加盖学院和研究生处公章,实习成绩评定表加盖各学院及实习单位公章。

2、在归档前,一位老师应先审核,将每个学生的材料独立组卷归集在一起,全院组卷完毕的研究生材料按学号前四位分类,比如162216251725,每类按学号后四位排序,然后请另一位老师复核,按顺序将材料归入每个学生的档案袋。请两位老师在《 毕业生归档材料一览表》中指定位置签名或盖章加以确认。

3、在归档时一定要认真、仔细准确核对材料上和档案袋上的学生姓名和学号,防止材料插错的现象发生。

4、材料归完后,对于本学期未正常毕业的研究生,在其档案袋上请注明“延长学制”字样,档案不用分开放置

5、对于考取和直升本校博士的研究生,在其档案袋上请注明“本校读博”;对留校工作的研究生,在其档案袋上注明“留校工作”字样;以上各类情况学生档案,请务必按学号后四位排序,分类捆扎,与正常转出毕业生档案分开放置,待归档完毕后,与“暂缓”的毕业生档案一起,交回人事档案室。

四、学生档案转递系统

 1、汇总表

归档前,请学院辅导员将学生档案转递汇总表发送至人事档案室以下邮箱rsda@shnu.edu.cn,待人事档案室审核通过后,将汇总表定稿返还学院辅导员,同时人事档案室将准确的转档信息导入学生档案转递系统,转档信息导入系统后辅导员才可以进行档案转递单打印,并在其上加盖学院公章及辅导员名字章或辅导员手写签名,最后预约归档

汇总表应包括本学院本届所有毕业生信息,即汇总表信息总条数=本届毕业生总人数,不转出的根据实际情况在备注栏中注明 “本校读博”、“留校工作”等。

汇总表学院名称必须是完整的学院全称,不要填学院简称,比如应填“生命与环境科学学院”,不要填“生环学院”。

汇总表字段名、格式等务必不要进行改动、删除等操作;人事档案室审核汇总表时会根据具体情况在表格上做相应的标记、批注等,审核后批注过的格式或底纹,返还给辅导员时也请不要改动或删除

五、存在问题

  1. 个别学院不按规定时间归档

  2. 归档材料手续不完备、材料不齐全(党员材料未归档

  3. 插错材料,需特别注意相邻学号、相同姓名

  4. 外地生源证齐全、已打印回原籍报到证,但档案未转出

  5. 未按规定以学院为单位将档案按学号后四位从小到大排序

  6. 给档案不转出的学生也做了转档信息和转递单

  7. 归档完成的档案,未按要求分类并按学号后四位排序打包

两大类:A. 转出

B. 不转出(保留+延长学制+本校升学)分三大类,每一类里按学号后四位从小到大排序


汇总表审核时发现的问题

1. 汇总表中档案转同一个单位,但是出现几个不同的地址。档案接收单位、部门、地址等一定要匹配准确

2. 休学、征兵入伍等不属于本届毕业生范围,出现在汇总表中 ;

或者汇总表中本届毕业生人数有缺少、遗漏

3. 退地区、回原籍的学生,档案接收地与户籍(户口本复印件)不匹配

4. 档案接收单位为私立学校、私企、民企、自己家或本人等

5. 对汇总表格式有改动或添加了批注,在学号等字段内容前加了空格

6. 汇总表中单位、部门、地址全部一样,或者单位、部门一样,部门栏只要部门,不要重复单位名称,更不要直接复制单位名称;外校考研,二级学院跟在档案接收单位的学校名称后面,部门落实详细

7.身份证号为空白,身份证号不是18位,还有两个身份证号重复

8.年级与学号不符,如学号为140101005,年级写成了2012

9.外校考研,有转档信息,却备注了“直研”

10. 直研本校的做了转档信息,直研的只需在工作单位栏填上“上海师范大学”即可,其他转档信息为空白

11.档案接收单位填了社区事务受理中心或者是街道办事处,社区事务受理中心不直接接收档案,由区就业促进中心接收后派往;街道办事处也无权直接接收人事档案,应转街道办事处的上级单位

12.汇总表中转档信息未按学院,按学号后四位排序,不要按“专业、辅导员”排序

13. 学生助理做的汇总表,辅导员没有把关

六、注意事项

1、上海户籍毕业生(包括出国),于2019630日前未与用人单位签订协议,未签订用工合同,也未申请档案保留的,我馆将于2019720日之前将其人事档案转往其户籍所在地的区就业促进中心。

2、申请保留学生档案对象:仅指毕业半年内考公务员、考研不包括出国

3、档案转递单上填写的档案接收单位必须与校就业办提供的信息一致,若不一致,请提供就业协议、用工合同等,以防档案寄错地方。

 4、考研毕业生档案转递,必须注明校区、部门、详细地址、联系人及联系电话。

 5、档案转递单请放在相对应的待转出的档案袋上。

6毕业生办理档案转递,请务必提前4-5个工作日将转档凭证(就业派遣通知书或调档函)送达档案馆人事档案室。

7、外地生源毕业生,只要打印了回原籍报到证,一律转出,不执行“暂缓”。

上海师范大学档案馆(博物馆、校史馆)

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