上海师范大学档案馆（博物馆、校史馆）

服务指南

一、对符合下列情况的可提供查阅干部人事档案有关材料：

1. 因考察、任免、聘任、调动、组织处理、审干、入党入团、参军、出国、职级待遇、治丧等需要查阅相关人员档案的；

2. 因与他人案件有密切关系，而相关人员已经死亡或重病不能口述提供情况，以及其他特殊原因，必须从其档案中取得旁证材料的，可查阅档案中的有关材料；

3. 为编写党史、军史、革命斗争史、地方志等各种史志或撰写人物传记等原因，一般不得查阅干部人事档案，可直接向相关人员本人采访。如该同志已经死亡或因年迈丧失记忆，有病不能口述、书写，可查阅其履历和自传材料；

4. 政法部门等单位因侦查、审理和公证，必须通过干部人事档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。

二、凡查阅干部人事档案，应填写统一印制的《查阅干部人事档案审批表》，并携带有效证件。《查阅干部人事档案审批表》应有查阅单位党委（含独立总支）负责人签名和组织人事部门盖章，经保管干部人事档案部门审核同意后方可查阅。

“调查证明材料介绍信”和“函调证明材料信”只限于调查证明材料、查询证明人工作地址使用，“行政介绍信”只限于联系有关工作，一律不能用于查阅干部人事档案。

三、查阅干部人事档案应注意的具体事项：

1. 查阅单位派出人员必须是中共党员，并持有手续完备的《查阅干部人事档案审批表》，随带本人证件。查阅者若非中共党员，但确因工作需要，可由档案管理部门根据党的保密原则代查有关内容。

2. 查阅者不得查阅本单位主要负责人的档案。

3. 干部人事档案原则上不得外借。如确因特殊情况，必须外借时，应在《查阅干部人事档案审批表》上说明理由，并经档案管理部门负责人同意后方可外借。外借档案应在规定期限（十五天）内归还，如尚未用毕，应办理续借手续。

4. 查阅或借用档案，严禁随意圈划、抽取、折叠、涂改。查阅者应对档案妥善保管，不得转借他人，不准给无关人员翻阅，不准擅自拍摄、复制档案内容。查阅者还应严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或传播档案内容。违反者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分。

5. 查阅后，如须作旁证的，摘录材料应由档案管理人员与原文校对无误后，写明材料出处和日期，并加盖有关部门（红印）公章。为杜绝材料伪造，凡复制（印）后的旁证材料，亦应一律加盖提供单位（红印）公章。

人事档案室：

联系方式：

徐汇校区：64323856，档案馆206室

奉贤校区：57122420，图文信息中心709室

电子邮箱：rsda@shnu.edu.cn

一、对符合下列情况的可提供查阅学生档案有关材料：

1. 因考察、选拔、组织处理、入党入团、参军、出国、公证、录取、录用等需要查阅相关人员档案的；

3. 政法部门等单位因侦查、审理和公证，必须通过学生档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。

二、凡查阅学生档案，应填写统一印制的“调查证明材料介绍信”或“函调证明材料信”，应有查阅单位党委（含独立总支）负责人签名和组织人事部门盖章，并携带有效证件，经保管学生档案部门审核同意后方可查阅。

三、查阅学生档案应注意的具体事项：

1. 查阅单位派出人员必须是中共党员，并持有手续完备的“调查证明材料介绍信”，随带本人证件。查阅者若非中共党员，但确因工作需要，可由档案管理部门根据保密原则代查有关内容。

2. 查阅者不得查阅直系亲属和旁系亲属的学生档案。

3.学生和兼职辅导员不能查阅学生档案。

4. 学生档案原则上不得外借。如确因特殊情况，必须外借时，应在“调查证明材料介绍信”上说明理由，并经档案管理部门负责人同意后方可外借。外借档案应在规定期限（十五天）内归还，如尚未用毕，应办理续借手续。

5. 查阅或借用档案，严禁随意圈划、抽取、折叠、涂改。查阅者应对档案妥善保管，不得转借他人，不准给无关人员翻阅，不准擅自拍摄、复制档案内容。查阅者还应严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或传播档案内容。违反者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分。

6. 查阅后，如须作旁证的，摘录材料应由档案管理人员与原文校对无误后，写明材料出处和日期，并加盖有关部门（红印）公章。为杜绝材料伪造，凡复制（印）后的旁证材料，亦应一律加盖提供单位（红印）公章。

人事档案室：

联系方式：

徐汇校区：64323856，档案馆206室

奉贤校区：57122420，图文信息中心709室

电子邮箱：rsda@shnu.edu.cn

一、毕业季集中大批量转档

1、毕业季集中大批量转档时，我该如何进行档案转递？

①上海户籍毕业生

就业单位有档案接收资质，或有档案托管单位：

第一步：联系单位人事部门出具调档函或本人提供就业协议；

第二步：请将相关转档凭证交给辅导员老师。

就业单位不能接收档案，则转回到户口所在区的就业促进中心。

②外省市户籍毕业生

就业单位有档案接收资质，或有档案托管单位：

第一步：联系单位人事部门出具调档函或本人提供就业协议；

第二步：请将相关转档凭证交给辅导员老师。

就业单位不能接收档案，电话咨询当地人社部门：区号+12333，或者点击中国人力资源市场网-流动人员人事档案管理服务机构https://chrm.mohrss.gov.cn/流动人员人事档案管理服务机构信息/，查找自己户籍地的档案管理机构。

（注：毕业季集中转档时，学院会统一将打印好的《高等学校毕业生档案转递告知书》和毕业材料一起归档至档馆。）

2、毕业季集中转档完成后，如何查询我的档案去向?

关注微信公众号“上海师大档案博物校史”，进入公众号后点击下方“档案馆”——“学生档案去向”。

在弹出的信息查询页面输入框中输入本人的身份证号或者学号——然后点击“搜索”，就可以查询到本人的档案去向及对应的EMS单号。如有需要，可登录邮政EMS官网，凭EMS单号查询档案转出过程。

◆温馨提示：

若未显示档案转出信息，则表示档案暂未转出，暂存于校档案馆；

若已显示档案转出信息、EMS单号，请及时跟踪物流情况（于三个月内查询）；

在物流显示档案已签收后，须及时与档案接收单位联系确定档案到达情况，如有异常请及时联系档案馆。

登录上海师范大学档案利用平台（https://daly.shnu.edu.cn/）也可查询档案去向。

二、日常零散转档，我该如何进行档案转递？

第一步：登录上海师范大学档案利用平台（https://daly.shnu.edu.cn/）进行注册。

第二步：选择学生档案，点击进入。

第三步：选择转档申请，点击进入。

第四步：填写相关信息并上传附件，点击提交。

人事档案室：

联系方式：

徐汇校区：64323856，档案馆206室

奉贤校区：57122420，图文信息中心709室

电子邮箱：rsda@shnu.edu.cn

请登录“校外档案利用平台” https://daly.shnu.edu.cn/

本系统用于往届毕业生申请成绩单、学历学位证明、新生录取名册等相关证明的查询申请。

校外个人申请：

出具成绩单	本专科	2012级及以前	档案馆只能提供中文成绩单，英文成绩单翻译请咨询教务处64322287
		2013-2018级	档案馆提供中英文成绩单
		2019级及以后	可自行至随申办下载电子成绩单，流程如下：随申办—亮证—添加证件—按委办分类—市教委—添加高等院校成绩单
	研究生	所有毕业年级	档案馆只能提供中文成绩单，英文成绩单翻译请咨询研究生院
	成人教育自学考试大学课程班	所有毕业年级	档案馆只能提供中文成绩单，英文成绩单翻译请咨询继续教育学院
毕业证、学位证遗失补办	本专科、研究生、成人教育及自学考试等	所有毕业年级	档案馆可出具学历、学位证明，本人或委托人提供证书复印件或学信网截屏、身份证即可办理。如需补办证明书，本专科学生联系教务处，研究生联系研究生院，成人教育及自考学生联系继续教育学院
本专科学生的毕业证、学位证翻译	本专科	所有毕业年级	请带证书原件咨询教务处
新生录取名册	本专科、研究生、成人教育	所有毕业年级	档案馆可办理。本科生、研究生和成人教育均需提供毕业证、学位证、身份证，本科生还发布需要提供高考生源地
学位评定表	本科	所有毕业年级	档案馆可办理。本科生提供毕业证、学位证和身份证，经档案馆查询后出具，如没有，则出具学位证明代替