学生人事档案是学生个人思想品德、学历、业务专长、工作能力和管理水平的真实记录，各用人单位通过学生人事档案就可以系统地了解该生的基本情况。因此，将毕业生的档案完整、安全地转递到各用人单位是一项至关重要的工作，希望各位毕业生与我们档案馆共同做好以下工作：
1、毕业典礼前拿到就业派遣通知书的本、专科毕业生，请及时将派遣通知书送到校就业指导中心；毕业典礼后拿到就业派遣通知书的本、专科毕业生，请将此通知交到档案馆人事档案室。无论是毕业典礼前或毕业典礼后拿到就业派遣通知书，都务必在此通知书（白联）的备注栏中仔细填写档案接收单位的名称、地址、邮编以及学生本人的学号和联系电话，以利于档案馆尽快转档。
2、未与学校签订人事档案保管协议的上海籍本、专科毕业生，我馆将于2007年7月20日之前，将该生的人事档案转到户籍所在地的就业促进中心。
3、与学校签订人事档案保留协议的上海籍本、专科毕业生，在保留期间，如果与用人单位签约，但未签协议书也未开具就业派遣通知书，而该单位要求调档时，请该单位出具书面调档通知书或介绍信（须注明档案接收单位名称、详细地址和邮编，以及该毕业生的学号、专业和联系电话），且加盖签约单位人事部公章，并交与校档案馆人事档案室，由档案馆负责转递。
如签约单位无人事档案保管权限的，请同学务必了解该单位人事档案委托保管机构的名称、地址和邮编，并请签约单位人事部以书面调档函的形式告知我校档案馆人事档案室。（桂林路100号 上海师范大学档案馆人事档案室 200234）
4、申请保留人事档案的毕业生，保留期满后，我馆将根据《2007届本、专科毕业生（上海户籍）要求保留人事档案申请表》中的户籍地址，将该生人事档案转至该区就业促进中心。
5、毕业当年未获得毕业资格的学生，人事档案材料不能转出。学生如果在学校规定的2年延长期中获得毕业资格后，若档案材料齐全就可转出。若档案材料不齐全，必须请学生所在学院相关负责老师将所缺材料归齐后，方可将档案转出。
6、根据中组部和国家档案局的有关规定，人事档案不准邮寄或交本人自带，除节假日外，一般情况下我馆仅在每周三上午转档。
（1）请毕业生持毕业证书、身份证和证件照于毕业当年至户籍所在地的就业促进中心办理劳动手册。以免在今后要与用人单位签约，而劳动手册未办妥，但又无法及时转递档案办理劳动手册而造成不必要的麻烦。
（2）需出国的毕业生请及时与档案馆人事档案室联系，将人事档案转递至户籍所在地的区就业促进中心，以便于你办理各项手续。
7、学生可从2007年8月10日始登录校园网站查询本人人事档案去向。操作过程如下：
如仍有不清楚之处，请拨打电话64323856与人事档案室联系。
8、档案馆暑假值班日期请登陆校园网档案馆网页查寻。
注：“2007届毕业生档案转递的有关注意事项”同时悬挂在档案馆网页上
上海师范大学档案馆
2007年6月7日
2007届毕业生档案材料归档须知
一年一度的毕业生离校期又到了，为了更好地做好毕业生档案的归档和转递工作，现将毕业生材料的归档时间、要求及注意事项告知各位毕业生辅导员，敬请各位辅导员按时按质地做好这项工作，以保证毕业生档案顺利有序地转递到全国各地。
一、毕业生材料的归档时间
毕业生材料的归档时间为：6月27日---7月4日（6个工作日），请各学院将毕业生的材料提前准备好，并进行准确校对。
二、归档范围
1、毕业生登记表、成绩总单、实习成绩评定表、体检表（到校医院领取）、毕业生派遣通知书。毕业研究生还必须包括学位申请表、学位授予决定书、研究生考核表。
2、学生党员的入党志愿书、申请书、转正报告、自传、外调材料。
3、预备党员入党志愿书、申请书、自传、外调材料、预备党员组织鉴定表及思想汇报、小结等。
4、要求入党学生的申请书、党校学习小结、思想汇报、入党积极分子登记表等。
三、归档要求
1、各类归档表格均应加盖公章才能入档。毕业生登记表应加盖学生工作处公章，成绩总单须加盖学院和教务处公章，实习成绩评定表加盖各学院及实习单位公章。
2、在归档前应先将每个学生的材料归集在一起，按专业、学号进行排列，然后按顺序归入每个学生的档案袋。
3、在归档时一定要认真、仔细核对准确学生姓名和学号，防止档案插错的现象发生。
4、本学期未正常毕业的本、专科学生，请勿将其学籍材料归入毕业生人事档案袋。档案袋上请注明“未毕业”字样和所缺材料名称，并将其档案与正常毕业生档案分开放置。
5、本学期未正常毕业的研究生，请在其档案袋上著名“延长”字样，并将其档案与正常毕业生档案分开放置。
四、注意事项
1、档案转移单上填写的档案接收单位必须与就业协议书上的档案接收单位保持一致，以防档案寄错地方，造成不必要的麻烦。
2、档案转往同一单位（含各区、县教育局，各区就业促进中心）的毕业生姓名请填写在同一张档案转移单上
3、档案转移单上，除了“转档编号、备注、回执”栏以外，其它各栏请务必填写完整，并加盖学院公章。若不符合要求，我馆将退回重填。
4、档案转移单请放在相对应的待转出的档案袋上
注: 1. 《2007届毕业生档案归档须知》同时悬挂在我校档案馆网页上。
上海师范大学档案馆
2006年6月7日