一年一度的毕业生离校期又到了，为了更好地做好毕业生材料的归档和档案的转递工作，现将毕业生材料的归档时间、归档范围、要求及注意事项告知各位毕业生辅导员，请辅导员配合我们按时按质地做好这项工作，以保证毕业生档案顺利有序地转递到全国各地。
一、毕业生材料的归档时间
毕业生材料的归档时间，由于毕业典礼时间未确定所以暂时未定，按惯例基本在毕业典礼结束一周后开始，为期10个工作日，请各学院将毕业生的材料提前准备好，并进行准确校对。
二、归档范围
1、毕业材料：毕业生登记表、学制内完整的成绩总单(包括国际交流生期间)、毕业生派遣通知书。毕业研究生还必须包括学位申请书、研究生考核登记表、研究生实践能力考核表、论文答辩情况表。
2、学生党员：包括入党志愿书、申请书、转正报告、自传、外调材料等自积极分子时期至转正期间形成的所有材料。
3、学生预备党员：包括入党志愿书、申请书、自传、外调材料、预备党员考察表、预备党员组织鉴定表及思想汇报、小结等预备期期间以及积极分子期间所有材料。
4、学生入党积极分子：包括申请书、党校学习小结、思想汇报、入党积极分子登记表等积极分子考察期间所有材料。
三、归档要求
1、各类归档表格均应加盖公章才能入档。毕业生登记表应加盖研究生处公章，成绩总单须加盖学院和研究生处公章，实习成绩评定表加盖各学院及实习单位公章。
2、在归档前，一位老师应先审核，将每个学生的材料独立组卷归集在一起，全院组卷完毕的研究生材料按学号前四位分类，比如1722、1725、1825，每类按学号后四位排序，然后请另一位老师复核，按顺序将材料归入每个学生的档案袋。请两位老师在《 毕业生归档材料一览表》中指定位置签名或盖章加以确认。
3、在归档时一定要认真、准确核对材料上和档案袋上的学生姓名和学号，防止材料插错的现象发生。
4、材料归完后，对于本学期未正常毕业的研究生，在其档案袋上请注明“延长学制”字样，档案不用分开放置。
5、对于考取和直升本校博士的研究生，在其档案袋上请注明“本校读博”；对留校工作的研究生，在其档案袋上注明“留校工作”字样；以上各类情况学生档案，请务必按学号后四位排序，分类捆扎，与正常转出毕业生档案分开放置，待归档完毕后，与“暂缓”的毕业生档案一起，交回人事档案室。
四、学生档案转递系统
1、汇总表
归档前，请学院辅导员将学生档案转递汇总表发送至人事档案室以下邮箱：rsda@shnu.edu.cn，待人事档案室审核通过后，将汇总表定稿返还学院辅导员，同时人事档案室将准确的转档信息导入学生档案转递系统，转档信息导入系统后辅导员才可以进行档案转递单打印，并在其上加盖学院公章及辅导员名字章或辅导员手写签名，最后预约归档。
汇总表应包括本学院本届所有毕业生信息，即汇总表信息总条数=本届毕业生总人数，不转出的根据实际情况在备注栏中注明 “本校读博”、“留校工作”、“延长学制”等。
汇总表学院名称必须是完整的学院全称，不要填学院简称，比如应填“生命与环境科学学院”，不要填“生环学院”。
汇总表字段名、格式等务必不要进行改动、删除等操作；人事档案室审核汇总表时会根据具体情况在表格上做相应的标记、批注等，审核后批注过的格式或底纹，返还给辅导员时也请不要改动或删除。
五、存在问题
个别学院不按规定时间归档
归档材料手续不完备、材料不齐全（党员材料未归档）
插错材料，需特别注意相邻学号、相同姓名
外地生源双证齐全、已打印回原籍报到证，但档案未转出
未按规定以学院为单位将档案按学号后四位从小到大排序
给档案不转出的学生也做了转档信息和转递单
归档完成的档案，未按要求分类并按学号后四位排序打包
两大类：A. 转出
B. 不转出（保留+延长学制+本校升学）分三大类，每一类里按学号后四位从小到大排序
汇总表审核时发现的问题：
1. 汇总表中档案转同一个单位，但是出现几个不同的地址。档案接收单位、部门、地址等一定要匹配准确
2. 休学、征兵入伍等不属于本届毕业生范围，出现在汇总表中 ；
或者汇总表中本届毕业生人数有缺少、遗漏
3. 退地区、回原籍的学生，档案接收地与户籍（户口本复印件）不匹配
4. 档案接收单位为私立学校、私企、民企、自己家或本人等
5. 对汇总表格式有改动或添加了批注，在学号等字段内容前加了空格
6. 汇总表中单位、部门、地址全部一样，或者单位、部门一样，部门栏只要部门，不要重复单位名称，更不要直接复制单位名称；外校考研，二级学院跟在档案接收单位的学校名称后面，部门落实详细
7.身份证号为空白，身份证号不是18位，还有身份证号重复
8.年级与学号不符，如学号为150101005，年级写成了2013级
9.外校考研，有转档信息，却备注了“直研”
10. 直博本校的做了转档信息，直博的只需在工作单位栏填上“上海师范大学”，备注栏填上“本校读博”即可，其他转档信息为空白
11.档案接收单位填了社区事务受理中心或者是街道办事处，社区事务受理中心不直接接收档案，由区就业促进中心接收后派往；街道办事处也无权直接接收人事档案，应转街道办事处的上级单位
12.汇总表中转档信息未按学院，按学号后四位排序（请一定不要按“专业、辅导员”排序）
13. 学生助理做的汇总表，辅导员没有把关
六、注意事项
1、上海户籍毕业生（包括出国），于2020年6月30日前未与用人单位签订协议，未签订用工合同，也未申请档案保留的，我馆将于2020年7月20日之前将其人事档案转往其户籍所在地的区就业促进中心。
2、申请保留学生档案对象：仅指毕业半年内考公务员、考研，不包括出国。
3、档案转递单上填写的档案接收单位必须与校就业办提供的信息一致，若不一致，请提供就业协议、用工合同等，以防档案寄错地方。
4、考研毕业生档案转递，必须注明校区、部门、详细地址、联系人及联系电话。
5、档案转递单请放在相对应的待转出的档案袋上。
6、毕业生办理档案转递，请务必提前4-5个工作日将转档凭证（就业派遣通知书或调档函）送达档案馆人事档案室。
7、外地生源毕业生，只要打印了回原籍报到证，一律转出，不执行“暂缓”。
上海师范大学档案馆
2020年5月
