1. 因考察、任免、聘任、调动、组织处理、审干、入党入团、参军、出国、职级待遇、治丧等需要查阅相关人员档案的；
2. 因与他人案件有密切关系，而相关人员已经死亡或重病不能口述提供情况，以及其他特殊原因，必须从其档案中取得旁证材料的，可查阅档案中的有关材料；
3. 为编写党史、军史、革命斗争史、地方志等各种史志或撰写人物传记等原因，一般不得查阅干部人事档案，可直接向相关人员本人采访。如该同志已经死亡或因年迈丧失记忆，有病不能口述、书写，可查阅其履历和自传材料；
4. 政法部门等单位因侦查、审理和公证，必须通过干部人事档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。
二、凡查阅干部人事档案，应填写统一印制的《查阅干部人事档案审批表》，并携带有效证件。《查阅干部人事档案审批表》应有查阅单位党委（含独立总支）负责人签名和组织人事部门盖章，经保管干部人事档案部门审核同意后方可查阅。
“调查证明材料介绍信”和“函调证明材料信”只限于调查证明材料、查询证明人工作地址使用，“行政介绍信”只限于联系有关工作，一律不能用于查阅干部人事档案。
三、查阅干部人事档案应注意的具体事项：
1. 查阅单位派出人员必须是中共党员，并持有手续完备的《查阅干部人事档案审批表》，随带本人证件。查阅者若非中共党员，但确因工作需要，可由档案管理部门根据党的保密原则代查有关内容。
2. 查阅者不得查阅本单位主要负责人的档案。
3. 干部人事档案原则上不得外借。如确因特殊情况，必须外借时，应在《查阅干部人事档案审批表》上说明理由，并经档案管理部门负责人同意后方可外借。外借档案应在规定期限（十五天）内归还，如尚未用毕，应办理续借手续。
4. 查阅或借用档案，严禁随意圈划、抽取、折叠、涂改。查阅者应对档案妥善保管，不得转借他人，不准给无关人员翻阅，不准擅自拍摄、复制档案内容。查阅者还应严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或传播档案内容。违反者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分。
5. 查阅后，如须作旁证的，摘录材料应由档案管理人员与原文校对无误后，写明材料出处和日期，并加盖有关部门（红印）公章。为杜绝材料伪造，凡复制（印）后的旁证材料，亦应一律加盖提供单位（红印）公章。
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